ProxyHub – Datenschutzhinweise

Stand: 16.09.2026

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Dienstes „ProxyHub". ProxyHub ermöglicht den Empfang, die Erfassung, Aufbewahrung, digitale Bereitstellung, Weiterleitung, Rücksendung und Vernichtung von Briefen und Paketen sowie die Erstellung von Versandlabels für den Eigenversand.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich ist: Hodlmayr GmbH, Höhenstr. 10, 70736 Fellbach, Geschäftsführer: Ronny Mütschele, E-Mail: [email protected]. Eine telefonische Hotline wird nicht angeboten.

2. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

Stammdaten: Name, Firma, Ansprechpartner, Kundennummer, E-Mail-Adresse;
Adressdaten: Rechnungsadresse, Lieferadresse, Empfangsadresse;
Zugangsdaten: Login-Daten, technische Kennungen, Sicherheitsinformationen;
Vertragsdaten: Tarif, gebuchte Leistungen, Laufzeit, Inklusivleistungen, Zusatzleistungen;
Zahlungsdaten: Zahlungsart, Zahlungsstatus, Guthaben, Rechnungsdaten;
Sendungsdaten: Absender, Empfänger, Eingangsdatum, Sendungsart, Maße, Gewicht, Status, Lagerdauer;
Versandlabel-Daten: vom Kunden angegebene Empfängerdaten (Name, Anschrift, ggf. Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Empfängers), Sendungsangaben (Maße, Gewicht, Inhaltsbeschreibung, Warenwert, Zollangaben), Sendungsnummer, Sendungsverlauf, sendungsbezogene Bestätigungen des Kunden;
Nutzerdaten: bei Tarifen mit Benutzerverwaltung Name, E-Mail-Adresse und Rollen der vom Kunden angelegten Nutzer;
Bilddaten: Umschlagbilder, Paketfotos;
Inhaltsdaten: Scan-Dateien und OCR-Texte, soweit der Kunde das Öffnen und Scannen von Briefen beauftragt;
Kommunikationsdaten: E-Mails, Benachrichtigungen, Supportanfragen;
Nutzungsdaten: Portalzugriffe, Aufträge, Weisungen, Protokolldaten.

3. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten zur Registrierung und Verwaltung des Kundenkontos, zur Bereitstellung und Aktivierung von Empfangsadressen, zur Zuordnung und Verwaltung eingehender Sendungen, zur Benachrichtigung über Sendungseingänge, zur Durchführung von Aufträgen zum Öffnen, Scannen, Weiterleiten, Archivieren, Vernichten oder Zurücksenden, zur Erstellung von Versandlabels und Beauftragung von Versanddienstleistern einschließlich der Abwicklung von Nachberechnungen, Rücksendungen und Schadensfällen, zur Abrechnung kostenpflichtiger Leistungen einschließlich Lager- und Archiventgelten, zur Verwaltung von Guthaben und Zahlungsstatus, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Missbrauchsvermeidung, Sicherheit und Nachweisbarkeit, zur Bearbeitung von Kundenanfragen sowie zur technischen Bereitstellung und Verbesserung des Portals.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist, zur Erfüllung des Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten unterliegen, erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

Soweit wir Daten zur Missbrauchsvermeidung, Systemsicherheit, Beweissicherung oder Rechtsdurchsetzung verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage berechtigter Interessen.

Die Speicherung von Status-, Auftrags- und Benachrichtigungsprotokollen erfolgt insbesondere zur Dokumentation der vom Kunden erteilten Aufträge, zur Nachvollziehbarkeit von Sendungsprozessen, zur Bearbeitung von Rückfragen sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist oder der Kunde einen gesonderten Auftrag erteilt, insbesondere für das Öffnen und Scannen von Briefen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage dieser Einwilligung bzw. ausdrücklichen Beauftragung.

5. Öffnen und Scannen von Briefen

Briefe werden nur geöffnet und gescannt, wenn der Kunde dies ausdrücklich beauftragt. Dabei können Inhalte verarbeitet werden, die personenbezogene oder besonders sensible Informationen enthalten. Wir haben auf den Inhalt eingehender Sendungen keinen Einfluss. Der Kunde sollte das Öffnen und Scannen daher nur beauftragen, wenn er zur Kenntnisnahme und Digitalisierung des Inhalts berechtigt ist.

Die Scan-Dateien und OCR-Daten werden im Portal bereitgestellt und nach Maßgabe der Speicher- und Löschfristen gelöscht. Der Auftrag zum Öffnen und Scannen wird sendungsbezogen dokumentiert; dabei werden insbesondere Nutzer, Sendungs-ID, Zeitpunkt und gewählte Aktion protokolliert.

6. Pakete

Pakete werden nicht geöffnet. Wir erfassen insbesondere äußerlich erkennbare Informationen, Maße, Gewicht, Fotos und Statusdaten. Nach Ablauf der Freifrist werden Pakete gegen Lagerentgelt weiter aufbewahrt; hierzu verarbeiten wir Lagerdauer und Belastungen und versenden Erinnerungen. Spätestens 180 Tage nach Ablauf der Freifrist können Pakete nach Ankündigung an den Absender zurückgesendet werden.

6a. Versandlabels und Weitergabe an Versanddienstleister

Erstellt der Kunde ein Versandlabel oder beauftragt er eine Weiterleitung, übermitteln wir die für die Beförderung erforderlichen Daten (Absender- und Empfängerangaben, Maße, Gewicht, Sendungsnummer, bei grenzüberschreitenden Sendungen Inhaltsbeschreibung, Warenwert und Zollangaben, soweit vom Kunden angegeben Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Empfängers für Zustellbenachrichtigungen) an den für die Sendung eingesetzten Versanddienstleister (Paket- und Expressdienstleister mit Niederlassung in der Europäischen Union; der jeweilige Versanddienstleister wird dem Kunden vor Erstellung des Versandlabels bzw. Auftragserteilung angezeigt). Die Versanddienstleister verarbeiten diese Daten in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzhinweisen; bei international tätigen Versanddienstleistern und bei grenzüberschreitenden Sendungen kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen (siehe Ziffer 8).

Die Empfängerdaten stammen vom Kunden. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er diese Daten rechtmäßig erhoben hat und an uns und den Versanddienstleister weitergeben darf. Wir verarbeiten Empfängerdaten ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Versands, zur Abwicklung von Nachberechnungen, Rücksendungen und Schadensfällen sowie zu Nachweiszwecken.

Die vom Kunden vor Labelerstellung abgegebene Bestätigung (keine ausgeschlossenen Güter, Richtigkeit der Angaben) wird mit Nutzer, Zeitpunkt und Sendungsdaten protokolliert.

7. Empfänger der Daten und Dienstleister

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir Dienstleister ein. Dazu können insbesondere Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienstleister, Dokumentenmanagement- und OCR-Systeme, Zahlungsdienstleister, Rechnungs- und Buchhaltungssysteme, Versand- und Fulfillment-Systeme, Versanddienstleister sowie Analyse- und Marketingdienste gehören.

Nach aktuellem Stand werden insbesondere eingesetzt: Strato für Hosting und E-Mail, Paperless NGX für Dokumentenerfassung und OCR, Shopify / Shopify Payments für Bestell- und Zahlungsabwicklung, PayPal und weitere Zahlungsanbieter, Coinsnap für Bitcoin-Zahlungen, JTL-Wawi / FFN Connect oder vergleichbare Versand- und Fulfillment-Systeme, easybill und DATEV-Schnittstellen, Paket- und Expressdienstleister für Weiterleitungen, Rücksendungen und Versandlabels, Google Ads und Google Analytics.

Die vorstehende Liste entspricht dem aktuellen Einsatzstand zum Start des Dienstes und wird bei Änderungen der eingesetzten Dienstleister angepasst.

8. Drittlandübermittlungen

Soweit Dienstleister Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien oder eines Angemessenheitsbeschlusses. Dies kann insbesondere bei einzelnen Zahlungs-, Analyse- oder Marketingdiensten sowie bei Versanddienstleistern relevant sein: international tätige Versanddienstleister übertragen Sendungsdaten konzernintern auch in Länder außerhalb des EWR; bei Sendungen in Drittländer werden Empfänger- und Zolldaten zwangsläufig an Stellen im Zielland übermittelt. Rechtsgrundlage ist insoweit die Erforderlichkeit für die Erfüllung des vom Kunden beauftragten Versands (Art. 49 Abs. 1 lit. b, c DSGVO) bzw. die vom Versanddienstleister eingesetzten Garantien.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für Sendungs- und Inhaltsdaten gilt insbesondere folgende Speicherlogik:

Briefsendungen, Scan-Dateien und OCR-Daten: Briefsendungen werden nach Ablauf der vertraglichen Aufbewahrungsfrist und nach vorheriger Benachrichtigung des Kunden vernichtet. Wird ein Brief geöffnet und gescannt, bleiben Scan-Datei und OCR-Daten bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs im Portal verfügbar. Sobald die Sendung einen Endzustand erreicht hat, insbesondere Vernichtung, Weiterleitung oder Rücksendung, beginnt eine technische Übergangsfrist von derzeit 30 Tagen. Nach Ablauf dieser Frist werden Scan-Dateien und OCR-Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweiszwecke entgegenstehen.
Paketfotos und sonstige Sendungsdateien: Paketfotos und sonstige sendungsbezogene Dateien werden nach Erreichen des Endzustands der Sendung für eine technische Übergangsfrist von derzeit 30 Tagen vorgehalten und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweiszwecke entgegenstehen.
Versandlabel-Daten: Die Labeldatei selbst steht im Portal drei Tage nach Erstellung (bei Weiterleitungen drei Tage nach Versand) zum Abruf bereit und wird danach gelöscht. Empfängerdaten und Sendungsangaben aus Versandlabels und Weiterleitungen werden 30 Tage nach Erreichen des Endstatus der Sendung (Zustellung oder Rücklauf) gelöscht oder anonymisiert. Hat der Kunde innerhalb dieser Frist einen Verlust oder eine Beschädigung gemeldet, bleiben die Daten der betroffenen Sendung bis zum Abschluss der Schadensabwicklung gespeichert. Nicht personenbezogene Sendungsdaten (Sendungsnummer, Zielland, Preis) verbleiben dauerhaft zu Abrechnungs- und Nachweiszwecken. Die protokollierte Bestätigung vor Labelerstellung wird wie Auftragsprotokolle behandelt.
Sendungsdaten: Sendungsdaten werden nach Erreichen des Endzustands der jeweiligen Sendung gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht für Abrechnung, Nachweis, Missbrauchsvermeidung oder Rechtsdurchsetzung erforderlich sind. Soweit zur Nachvollziehbarkeit erforderlich, können nicht personenbezogene Datenbankeinträge über durchgeführte Aktionen verbleiben.
Versand- und Weiterleitungsadressen: Vom Kunden gelöschte Versand- und Weiterleitungsadressen werden für eine technische Übergangsfrist von 30 Tagen vorgehalten und anschließend anonymisiert. Nach der Anonymisierung können insbesondere Stadt und Land sowie nicht personenbezogene Informationen zur Nachvollziehbarkeit von Versandvorgängen verbleiben.
Technische Zugriffsprotokolle einschließlich IP-Adresse: Technische Zugriffsprotokolle einschließlich IP-Adresse werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies aufgrund eines Sicherheitsvorfalls, Missbrauchsverdachts, konkreten Streitfalls oder zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.
Status-, Auftrags- und Benachrichtigungsprotokolle: Protokolle über Statusänderungen, Aufträge, Datenänderungen und Kundenbenachrichtigungen, soweit sie keine IP-Adresse enthalten, können zu Nachweiszwecken bis zu drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres gespeichert werden, in dem der jeweilige Vorgang abgeschlossen wurde. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit gesetzliche Pflichten, ein konkreter Streitfall oder berechtigte Rechtsdurchsetzungsinteressen dies erfordern.
Kommunikationsdaten: Kommunikationsdaten und Supportanfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweiszwecke entgegenstehen.
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: Rechnungs- und steuerlich relevante Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Anonymisierte Daten: Anonymisierte Daten, bei denen kein Personenbezug mehr besteht, können zeitlich unbeschränkt zu statistischen, technischen oder wirtschaftlichen Zwecken gespeichert werden.

10. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Bestimmte Daten sind für die Nutzung des Dienstes erforderlich. Ohne diese Daten können einzelne Funktionen nicht bereitgestellt werden. Dies betrifft insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Kundenanschrift, Rechnungsdaten und Sendungsdaten.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Datenschutzrechts findet nicht statt, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben.

13. Hinweis zu Website-Analyse und Werbung

Soweit Google Analytics, Google Ads oder vergleichbare Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen. Insbesondere werden erforderliche Cookie- bzw. Consent-Mechanismen, Anbieterinformationen, Speicherdauern, Drittlandbezüge und Widerrufsmöglichkeiten in der allgemeinen Website-Datenschutzerklärung bzw. im Consent-Banner abgebildet.